Autor: Edgard Hermelino Leite Junior, advogado integrante do escritório Edgard Leite Advogados Associados.
A manutenção de documentos, notas fiscais, recibos, ao longo do tempo certamente é prática recomendável a todos, previne quanto a cobranças indevidas e minimizam riscos de inclusão em rol de maus pagadores.
Hábito dos mais precavidos ou a desgraça dos desorganizados, a questão é saber até quando se deve guardar toda essa papelada. O Código Civil estabelece que o prazo mais comum de prescrição de dívidas é de cinco anos. Mas há comprovantes que precisam ser mantidos por mais tempo e a limpeza açodada desse material pode trazer alguns transtornos.
Cada obrigação contratual tem um prazo específico para o credor exigir o seu cumprimento. Passado esse período, a dívida prescreverá, ou seja, não poderá ser mais cobrada, mesmo que não tenha sido paga. Antes da prescrição é importante não jogar fora os comprovantes da quitação.
A pessoa que comprou uma mercadoria também deve se proteger, guardando a nota fiscal. Ela é a prova de que o consumidor adquiriu determinado produto ou serviço em um estabelecimento comercial específico e que tem direito a garantia dada pelo fabricante ou fornecedor de serviços.
Com a nota fiscal, poder-se-á exigir seu direito em caso de problemas. A responsabilidade solidária, prevista pelo Código de Defesa do Consumidor, diz que todos os envolvidos na venda do produto – fabricante e comerciante – devem se responsabilizar por possíveis defeitos apresentados.
No caso de extravio a nota fiscal, nova via poderá ser solicitada na loja em que se comprou o produto ou serviço, sendo dever do fornecedor ou do fabricante a entrega da 2º via. Inclusive, pode-se socorrer das vias judiciais para a sua obtenção.
Cada comprovante de pagamento tem um período específico para ser mantido. Vejamos os principais:
Produtos e serviços não-duráveis: preserve a nota fiscal pelo menos durante o prazo da garantia legal de 30 dias.
Produtos duráveis (eletrodomésticos, eletroeletrônicos móveis, colchão, automóveis, etc), bem como os de serviço: guardar durante toda a vida útil da mercadoria. Isso resguarda de qualquer defeito oculto de fabricação, que é aquele encoberto ou escondido, cuja causa é inacessível ao consumidor. Se tiver a nota, poderá exigir judicialmente perdas e danos, como no caso de uma explosão.
Serviços essenciais (água, luz, telefone e gás): devem ser guardadas por cinco anos.
Tributos (declaração de Imposto de Renda, IPTU e IPVA): devem ser mantidos por cinco anos contados do primeiro dia útil do ano seguinte ao do pagamento. Inclusive os comprovantes utilizados na declaração do imposto de renda. Esse é o prazo final para a União, estados e municípios cobrarem seus contribuintes em débito.
Aluguel: guardar os comprovantes de pagamento por três anos.
Condomínios, mensalidades escolares, planos de saúde, assistência médica e notas de serviços de profissionais liberais: preservar por cinco anos.
Imóveis: conserve os recibos das parcelas até que seja feito o registro da escritura no Cartório de Registro de Imóveis. Depois disso, o comprador adquire a propriedade plena sobre o imóvel.
Carnê do INSS: para profissionais autônomos, deve ser guardado até que seja feito o pedido do benefício da aposentadoria. Para garantir os direitos trabalhistas, os demais trabalhadores devem preservar seus contracheques.
Consórcios: devem ser mantidos até que a administradora oficialize a quitação do pagamento do bem e esse seja liberado.
Cartão de crédito: recomenda-se que elas sejam mantidas por no mínimo um ano e, no máximo, cinco., O prazo é de apenas três anos, se a discussão versar a respeito dos juros aplicados.
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